Outlook 2010 (Technical Preview)

Morgan BILLY

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Nous voici à l'aube de la sortie d'Office 2010, la future mouture de la suite bureautique de Microsoft. Je vais vous présenter les premières images du Technical Prewiew.
La version 2010 est sortie, vous pouvez retrouver tous les articles sur la page des cours. Tutoriels de la Rubrique Office

- Titre : Outlook 2010 (Technical Preview)

- Auteur : Morgan BILLY

- Parution : 7 septembre 2009

- Mise à jour : 18 mai 2012

- Public visé :

- Licence : Copyright ® 2012 Morgan BILLY. Aucune reproduction, même partielle, ne peut être faite de ce site et de l'ensemble de son contenu : textes, documents, images, etc. sans l'autorisation expresse de l'auteur. Sinon vous encourez selon la loi jusqu'à trois ans de prison et jusqu'à 300 000 € de dommages et intérêts.

Sommaire

- I. Introduction

- II. Moteur d'édition

- III. Quelques vues d'Outlook 2010

- IV. Le Bouton Fichier

- IV-A. Informations

- IV-B. Ouvrir

- IV-C. Imprimer

- IV-D. Aide

- IV-E. Options

- V. Le Ruban

- V-A. Barre d'outils d'accès rapide

- V-B. Module Message

- V-B-1. L'onglet Accueil

- V-B-1-a. Clean

- V-B-1-b. Ignore Conversation

- V-B-1-c. Quick Steps

- V-B-1-c-i. Editeur d'Actions

- V-B-1-d. Recherche

- V-B-2. Envoyer / Recevoir

- V-B-3. Dossier

- V-B-4. Affichage

- V-B-5. Le Ruban de la fenêtre Messages

- V-B-5-a. Message

- V-B-5-b. Insertion

- V-B-5-c. Options

- V-B-5-d. Format du texte

- V-C. Module Calendrier

- V-C-1. Accueil

- V-C-2. Envoyer / Recevoir

- V-C-3. Dossier

- V-C-4. Affichage

- V-C-5. Le Ruban de la fenêtre Rendez-Vous

- V-C-5-a. Rendez-vous

- V-C-5-b. Insertion

- V-C-5-c. Format du texte

- V-C-6. Le Ruban de la fenêtre Réunion

- V-C-6-a. Rendez-vous

- V-C-6-b. Insertion

- V-C-6-c. Format du texte

- V-D. Module Contacts

- V-D-1. Accueil

- V-D-2. Envoyer / Recevoir

- V-D-3. Dossier

- V-D-4. Affichage

- V-D-5. Le Ruban de la fenêtre Contact

- V-D-5-a. Contact

- V-D-5-b. Insertion

- V-D-5-c. Format du texte

- V-E. Module Tâches

- V-E-1. Accueil

- V-E-2. Envoyer / Recevoir

- V-E-3. Dossier

- V-E-4. Affichage

- V-E-5. Le Ruban de la fenêtre Tâches

- V-E-5-a. Contact

- V-E-5-b. Insertion

- V-E-5-c. Format du texte

- V-F. Module Notes

- V-F-1. Accueil

- V-F-2. Envoyer / Recevoir

- V-F-3. Dossier

- V-F-4. Affichage

- VI. Demande de réunion

- VII. Actions Rapides

- VII-A. Création d'une nouvelle fonction

- VII-A-1. Déplacer vers : ?

- VII-A-2. Répondre avec une réunion

- VII-A-3. Transférer

- VII-A-4. Au responsable

- VII-A-5. Message d'équipe

- VII-A-6. Terminé

- VII-A-7. Répondre et Supprimer

- VII-A-8. Nouvelle action

- VII-B. Gestion des fonctions rapides

- VIII. Nettoyer une discussion

- IX. Conclusion

- X. Remerciements

- XI. Bonus

I - Introduction

La nouveauté la plus visible réside sur l'apparition du Ruban dès la fenêtre principale. Ceci dans le but d'améliorer l'accessibilité des données.
Vous pouvez trouvez tous les articles de la rédaction de developez.com à cette adresse Office 2010 - www.developpez.com

II - Moteur d'édition

Microsoft confirme, malgré les démentis et diverses pétitions sur la toile, que le moteur d'édition pour Outlook 2010 reste Word. Alors bonne ou mauvaise nouvelle ? Vous pouvez réagir sur le sondage du Forum Office
https://www.developpez.net/forums/d793823/logiciels/microsoft-office/office-2010-word-reste-lediteur-messages-outlook/ En effectuant des recherches sur la toile on voit que la tendance va vers la mauvaise nouvelle. C'est vrai que Word interprète mal le HTML ce qui fâche certains pour les newsletters et autres, l'autre point négatif est l'échange vers d'autres clients de messagerie tel que Lotus Notes et Thunderbird pour les plus connus. Ensuite parlons saisies pures et dures, l'interface se rapprochant de Word et utilisant ces fonctionnalités ne permettent pas d'être plus à l'aise ?? Les avis sont partagés, il faut attendre également les tests de Word celui-ci s'est peut être tout simplement amélioré ??

III - Quelques vues d'Outlook 2010

Outlook change beaucoup plus que ses confrères dans l'édition 2010. La version 2007 n'avait hérité du ruban que dans l'édition des messages, maintenant le ruban est totalement intégré. Vous trouverez des captures écrans d'Outlook 2010 sur cette page : Galerie Outlook 2010

IV - Le Bouton Fichier

Le bouton rond d'Office 2007 placé en haut à gauche à été remplacé par un bouton nommé fichier et de la célèbre couleur d'Outlook (jaune orangé). .

En cliquant dessus on ne voit plus apparaître une boîte de dialogue mais une fenêtre entière.

IV-A - Informations

Le premier onglet Info regroupe la gestion des comptes, le message d'absence (ne fonctionne que sous serveur Exchange), une gestion de nettoyage des boîtes de réception et gestion des règles et alertes.
La première ligne affiche le compte actuel sous Outlook, toutes les actions qui se trouvent dans l'onglet info interagissent sur le compte sélectionné depuis la liste. Si vous possédez plusieurs comptes il suffit de la sélectionner dans un premier temps puis de choisir l'action.

La ligne suivante permet de gérer les comptes, l'ajout et la gestion. Ce module retrouve la même fenêtre que la version 2007. La gestion des comptes et des dossiers est accessible depuis cette fenêtre.

Petite nouveauté lors de la création d'un compte, dès le paramétrage du compte en manuel il est possible de définir si le compte reprend un fichier PST déjà existant ou bien Outlook doit créer un nouveau.

Nous avons ensuite le bouton pour la gestion des messages d'absence. Cette fonctionnalité n'est disponible que si vous êtes connecté à un serveur Exchange.

La ligne suivante permet la gestion de l'archivage des boîtes de réception, le vidage des éléments supprimés ainsi la gestion du nettoyage des boîtes de réception qui reste inchangée par rapport à la version 2007.

La dernière ligne concerne la gestion des règles et alertes, cette boîte de dialogue reste inchangé de version 2007.

IV-B - Ouvrir

Cet onglet permet d'ouvrir des fichiers Outlook (pst), calendrier (iCalendar, vCalendar). Cette partie reste inchangée par rapport à la version 2007.

IV-C - Imprimer

Gestion de l'impression, cet onglet permet une gestion complète de l'impression des e-mails, ainsi que la liste des messages depuis la fenêtre active.

Le premier bouton permet de lancer l'impression tel quel du mail sélectionné.

Sur la seconde ligne nous avons une liste déroulante permettant de sélectionner l'imprimante ou bien un envoi vers OneNote (si celui-ci est installé). Vous trouverez également un bouton permettant d'accéder aux options de l'imprimante.

Tout comme sur la version 2007 vous pouvez choisir le style d'impression, mémo pour les messages ou tabulaire pour la liste du dossier de messages sélectionné.

Une nouveauté de la version 2010 est la prévisualisation de la sélection, avec la possibilité de zoomer ou de sélectionner une page en particulier.

IV-D - Aide

Cette page permet d'accéder aux ressources d'aide installer sur votre poste, ainsi que les ressources en ligne.

IV-E - Options

Le dernier onglet Outlook permet d'accéder aux options d'Outlook, par rapport à la version 2007 cette fenêtre a hérité de la clarté des fenêtres d'options des autres logiciels.

V - Le Ruban

Voici la première chose que l'on remarque avec Outlook 2010, le ruban est présent, pas seulement dans la fenêtre d'édition des messages comme c'était sur la version 2007, mais directement depuis la fenêtre Outlook, les menus laissent place désormais pour son intégralité au ruban. Si vous avez travaillé avec Office 2007 ce passage se fera rapidement et simplement, si vous voulez passer directement d'une version 2003 à 2010 ne vous inquiétez surtout pas, le ruban va vous simplifier la vie et vous allez rapidement vous adapter, comme en témoignerons les utilisateurs travaillant sur 2007. Le but de ce Ruban est l'accessibilité aux fonctions et Outlook 2010 s'en sort très bien. Je trouve que les fonctions sont très bien placées et je lance le pari que certain utilisateurs penseront à des nouvelles fonctionnalités alors que celles-ci existent déjà.
La grande nouveauté du Ruban dans la version 14 est la possibilité de le modifier, ce n'était pas possible dans la version précédente.

V-A - Barre d'outils d'accès rapide

La barre d'outils d'accès rapide est, elle aussi, paramétrable. On peut mettre n'importe quelle fonction et même l'appel d'une macro.

La fenêtre de paramétrage permet d'ajouter toutes les fonctions :

V-B - Module Message

V-B-1 - L'onglet Accueil

L'onglet Accueil reprend les fonctions du bouton Nouveau de l'ancien menu déroulant Fichier. Cet onglet intègre également toutes les fonctionnalités des messages par sélection. Il est possible de Supprimer, d'Ajouter dans les listes blanches ou noires, de Répondre, Transférer, de réaliser des Actions (déplacements, création de règles et alertes ou d'autres actions comme envoyer le message au logiciel Microsoft OneNote ou répondre avec planification de réunion), de tagguer les messages en les catégorisant ou bien d'assurer un suivi.

V-B-1-a - Clean

Une nouveauté dans la version 14 d'Outlook est la possibilité de nettoyer un regroupement de messages. Outlook permet de regrouper par conversation, on appelle conversation une suite d'échanges et de réponses d'un même message. Le soucis de ce genre de conversation est la multitude de messages dont le dernier reprend généralement l'historique des premiers. Outlook permet de nettoyer ces messages en ne gardant que le dernier et en s'assurant que celui-ci contienne l'ensemble des échanges. L'option de nettoyage permet de garder et trier les messages avec pièces jointes, suivis ou catégories.
L'image suivante montre une conversation de 4 messages sur 2 destinataires.

Détail de la conversation, on peut voir que la conversation regroupe 1 message envoyé et 2 reçus.

Maintenant nous visualisons cette conversation nettoyée, on distingue qu'Outlook n'a gardé que le dernier message car celui-ci regroupe l'ensemble des 3 messages de la conversation. Les messages ont été déplacés dans la corbeille, il est toujours possible des les replacer si nécessaires.

Nous venons de réaliser un nettoyage sur une conversation mais cette fonction peut s'étendre sur le dossier.
Cette fonction est entièrement paramétrable, au lieu d'envoyer les messages nettoyés dans la corbeille il est possible de les déplacer dans un dossier en spécifique.

V-B-1-b - Ignore Conversation

Nouvelle fonctionnalité d'Outlook, celle-ci permet d'ignorer les messages qui ne vous concernent pas. Dans un nuage de messages reçus par jour il arrive que vous intégriez une liste de diffusion qui ne vous concerne pas ( changement de service, de poste, etc.), il est possible de définir une conversation comme ignorée, tous les messages reçus ou que vous recevrez seront automatiquement déplacés dès la réception dans la corbeille de boîte de réception.

V-B-1-c - Quick Steps

Ceci est une nouvelle fonctionnalité, qui permet de créer des actions paramétrées tel que le déplacement vers un dossier en particulier. Sur les premiers essais cette fonctionnalité est intéressante car elle permet de créer des actions simplement sur des tâches que l'on réalise tous les jours. Sur mes premiers essais cette fonctionnalité aidera les utilisateurs ne connaissant pas VBA, ainsi que ceux qui le connaisse car fini les petites fonctions réalisant des déplacements ou autres fonctions. Il est possible de créer ces propres actions grâce à un éditeur d'actions.

V-B-1-c-i - Editeur d'Actions

Celui-ci permet de créer des actions personnalisées, de cumuler plusieurs actions dans une même action. Cette fonctionnalité me fait penser à l'enregistreur de macro d'Excel, il est possible de réaliser des actions sans connaître le VBA. A la différence d'Excel ce sont des actions prédéfinies et non un enregistreur de ce qui est réalisé à l'écran.

Cette fonctionnalité possède un gestionnaire d'Actions.

V-B-1-d - Recherche

L'accessibilité aux fonctions et données est le maître mot de ces dernières versions, Outlook n'avait pas hérité de ces axes dans sa dernière version. Dans Outlook 2010 la donne a été corrigée avec un moteur de recherche et une accessibilité aux données améliorées.
Une nouvelle fonction appelée Liés permet de retrouver les messages correspondant à la conversation en regroupant par le titre ou par les destinataires de messages. Ceci est très intéressant pour suivre un échange conséquent de messages sur un dossier en particulier ou par expéditeur.

La zone de saisie pour la recherche de contacts est toujours présente.

Lors d'un affichage d'une recherche il apparaît un nouvel onglet permettant d'affiner la recherche ou bien de réaliser des actions sur les messages du filtre de la recherche.

La première partie permet de préciser le dossier de recherche ou bien d'étendre à l'ensemble des dossiers. La seconde partie permet d'affiner la recherche en fonction de différents critères ou Tags comme le destinataire, le sujet, les pièces jointes, catégories, date, suivit, etc. La dernière partie permet de gérer la recherche par ses options ou bien de retrouver un historique des recherches déjà effectuées.

V-B-2 - Envoyer / Recevoir

Un onglet entier est dédié aux fonctionnalités d'émission-réception des messages dans Outlook.

La première partie permet de gérer ou de lancer l'émission-réception d'une ou des boîtes de réception. Il est également possible de créer un groupe de comptes pour la synchronisation pour la réaliser au bon vouloir.
La seconde partie permet d'afficher la boîte de dialogue de synchronisation.
La troisième partie permet de gérer le téléchargement et la gestion des en-têtes de messages. Marquage des messages pour le téléchargement des en-têtes.
La dernière partie permet de mettre Outlook en mode Offline pour éviter la synchronisation. Dans ce mode un nouveau bouton apparaît pour les comptes en protocole IMAP.

V-B-3 - Dossier

Cet onglet permet de gérer les dossiers des boîtes de réception

La première partie permet de créer des dossiers de messages, ainsi que des dossiers de recherches, ce qui ne change rien par rapport à la version précédente.

Nous avons ensuite les actions sur les dossiers, renommer, déplacer, supprimer et copier.

Dans la partie suivante nous avons la gestion de nettoyage, avec le marquage des messages en lu, le lancement de règles, le nettoyage de conversations, suppression de messages et la restauration de messages de la corbeille vers le dossier.

Il est possible de définir le dossier en tant que favori.

La dernière partie est consacrée au paramétrage : auto-archivage du dossier, permission des dossiers et propriétés du dossier en question.

V-B-4 - Affichage

Cet onglet permet de gérer les vues dans les différentes boîtes de réception et dossiers.

La première partie permet de gérer la vue courante de la boîte de réception, ce module a la même fonction que réorganiser par. Le premier bouton permet de définir des vues afin de basculer d'une vue à une autre rapidement. Cette fonction est paramétrable et vous pouvez créer des vues personnalisées, ceci est très intéressant afin d'avoir des vues rapidement affichable pour des recherches ou autre.

La seconde partie permet d'effectuer un filtre rapidement sur le dossier en cours de visualisation, l'affichage est alors filtré par compte, émetteur du message, catégorie, suivi, type de message, pièce jointe, sujet ou date.
Nous avons de ce même module des fonctions permettant de réduire, allonger les regroupements, la gestion des colonnes sur la visualisation et un mode d'inversion.

La troisième partie concerne la disposition, en premier lieu nous avons le volet de navigation, l'affichage ou non des favoris, le volet de lecture avec sa position et en dernier le volet à Faire avec son mode d'affichage et son paramétrage.

Le dernier module concerne les fenêtres avec l'affichage de la fenêtre rappel, de l'ouverture d'Outlook dans une nouvelle fenêtre Windows et de la possibilité en cliquant sur le dernier bouton de fermer toutes les fenêtres ouvertes d'Outlook.

V-B-5 - Le Ruban de la fenêtre Messages

Le Ruban de l'éditeur de message de la version 2007 a été repris avec quelques modifications de présentation mais tous les éléments sont présents et la disposition reste similaire.

V-B-5-a - Message

V-B-5-b - Insertion

Petite nouveauté il est possible d'insérer une capture écran à partir d'un simple bouton.

V-B-5-c - Options

V-B-5-d - Format du texte

V-C - Module Calendrier

Le Module Calendrier a été doté comme l'ensemble d'Outlook d'un Ruban. Celui-ci reprend, tout comme l'onglet message, l'ensemble des fonctionnalités disponibles d'Outlook 2007.

V-C-1 - Accueil

Onglet par défaut lors du passage dans le module Calendrier, celui-ci reprend les possibilités d'affichage du calendrier.

La première partie permet de créer un nouvel élément (RDV, Réunion, etc.).
La seconde permet de se déplacer rapidement dans le calendrier.
La troisième partie permet de modifier la disposition du calendrier.
L'avant dernière partie concerne le partage des calendriers, l'envoi du calendrier par mail au format ics, le partage si vous êtes sous Exchange, la publication en ligne du calendrier et la gestion des autorisations si celui-ci est partagé.
La dernière partie est consacrée à la recherche.

V-C-2 - Envoyer / Recevoir

En enlevant la gestion des en-têtes de messages, celui-ci est identique au module précédent.

V-C-3 - Dossier

Cet onglet, tout comme le précédent, change très peu par rapport au module courrier.

V-C-4 - Affichage

Cet onglet présente les mêmes fonctionnalités que l'onglet affichage du module courrier, sauf que les contrôles sont orientés pour les calendriers.

V-C-5 - Le Ruban de la fenêtre Rendez-Vous

L'ensemble des fenêtres reprennent les fonctionnalités de 2007.

V-C-5-a - Rendez-vous

V-C-5-b - Insertion

V-C-5-c - Format du texte

V-C-6 - Le Ruban de la fenêtre Réunion

La fenêtre d'une demande de réunion présente une petite nouveauté, elle intègre un volet de suggestion sur la droite avec un calendrier, disposition horaire et de salles. La sélection sur ce volet rend dynamique la saisie de demande de réunion. Cette fonctionnalité est bien appréciée.

L'ensemble des fenêtres reprennent les fonctionnalités de 2007.

V-C-6-a - Rendez-vous

V-C-6-b - Insertion

V-C-6-c - Format du texte

V-D - Module Contacts

Le module Contacts reprend l'ensemble des onglets des modules précédents mais orienté pour les contacts.

V-D-1 - Accueil

Onglet par défaut lors du passage dans le module Calendrier, celui-ci reprend les possibilités d'affichage du calendrier.

La première partie permet de créer un nouveau contact, groupe ou éléments.
La seconde permet de supprimer les contacts.
La troisième partie de gérer la communication autour de la sélection, comme l'envoi d'un message, demande de réunion la gestion d'appel de ce contact.
La partie suivante permet de gérer la visualisation des contacts dans la fenêtre, affichage par vCard, liste, détail, etc.
Nous avons ensuite une partie concernant des actions sur la sélection comme le déplacement ou bien le publipostage avec une liaison directe avec Word.
La partie suivante permet la publication, nous pouvons envoyer le contact par mail, gérer les partages avec celui-ci.
Nous avons un lien pour envoyer le contact à OneNote.
La possibilité de mettre le contact dans une catégorie, de définir un suivi et de le déclarer Privé.
La dernière partie est consacrée à la recherche.

V-D-2 - Envoyer / Recevoir

V-D-3 - Dossier

V-D-4 - Affichage

V-D-5 - Le Ruban de la fenêtre Contact

L'ensemble des fenêtres reprennent les fonctionnalités de 2007.

V-D-5-a - Contact

V-D-5-b - Insertion

V-D-5-c - Format du texte

V-E - Module Tâches

Le module Tâches reprend l'ensemble des onglets des modules précédents mais orienté pour les Tâches.

V-E-1 - Accueil

Onglet par défaut lors du passage dans le module Tâches, celui-ci reprend les possibilités d'affichage de la fenêtre.

La première partie permet de créer une nouvelle Tâche ou éléments.
La seconde permet de supprimer les notes.
La troisième partie de gérer la communication autour de la sélection, comme l'envoi d'une tâche ou répondre.
La partie suivante permet de gérer les tâches, du marquage comme terminée, la suppression de la liste, l'assignement de la tâche à un contact ou bien l'envoi d'un message pour notifier l'avancement.
Tout comme les autres modules nous avons une gestion de l'affichage des tâches dans la fenêtre. Nous avons ensuite une partie concernant des actions sur la sélection comme le déplacement ou bien l'envoi.
La partie suivante permet la publication, nous pouvons envoyer le contact par mail, gérer les partages avec celui-ci.
La possibilité de mettre le contact dans une catégorie, de définir un suivit et de le déclarer Privé.
Une partie est consacrée à la recherche.
Nous avons en dernière partie un lien avec OneNote.

V-E-2 - Envoyer / Recevoir

V-E-3 - Dossier

V-E-4 - Affichage

V-E-5 - Le Ruban de la fenêtre Tâches

L'ensemble des fenêtres reprennent les fonctionnalités de 2007.

V-E-5-a - Contact

V-E-5-b - Insertion

V-E-5-c - Format du texte

V-F - Module Notes

Le module Notes reprend l'ensemble des onglets des modules précedents mais orienté pour les Notes.

V-F-1 - Accueil

Onglet par défaut lors du passage dans le module Notes, celui-ci reprend les possibilités d'affichage de la fenêtre.

La première partie permet de créer une nouvelle Note ou élément.
La seconde permet de supprimer les contacts.
La troisième partie de gérer la communication autour de la sélection, comme l'envoi d'une tâche ou répondre.
La partie suivante permet de gérer les tâches, du marquage comme terminée, la suppression de la liste, l'assignement de la tâche à un contact ou bien l'envoi d'un message pour notifier l'avancement.
Tout comme les autres modules nous avons une gestion de l'affichage des tâches dans la fenêtre. Nous avons ensuite une partie concernant des actions sur la sélection comme le déplacement ou bien l'envoi.
La partie suivante permet la publication, nous pouvons envoyer le contact par mail, gérer les partages avec celui-ci.
La possibilité de mettre le contact dans une catégorie, de définir un suivit et de le déclarer Privé.
Une partie est consacrée à la recherche.
Nous avons en dernière partie un lien avec OneNote.

V-F-2 - Envoyer / Recevoir

V-F-3 - Dossier

V-F-4 - Affichage

VI - Demande de réunion

Les demandes de réunion présentent une nouveauté non négligeable dans l'utilisation au quotidien d'Outlook 2010.
Lors d'une réception de réunion, vous devez accepter l'invitation, refuser ou proposer un nouvel horaire. Lorsque vous recevez une invitation tous les mois cela devient gérable sans consulter votre calendrier. Par contre si vous avez plusieurs rendez-vous par jour, cela devient primordial de consulter votre calendrier avant d'accepter. Maintenant le must serait d'avoir la vue directe du calendrier lors de l'ouverture de la demande de réunion. Et bien chose faite dans la version 2010. Lors de l'ouverture de la demande, la partie inférieure vous montre votre calendrier sur le créneau de la réunion.

Voici maintenant la vue lors de l'ouverture de la demande de réunion.

Il ne vous reste plus qu'à prendre votre décision.

Vous avez un conflit dans votre planning, il vous suffit de réaliser un double-clic sur le calendrier du formulaire demande de réunion et une nouvelle instance s'ouvre sur le module calendrier et sur la journée correspondante, il vous suffit de réaliser vos modifications afin d'accepter celles-ci.

La gestion sur les demandes périodiques est aussi gérée depuis une des demandes.

Outlook 2010 donne la possibilité de visualiser toutes les occurrences de la demande de réunion périodique, ceci facilite d'autant plus la décision d'accepter ou non cette nouvelle demande de réunion périodique.

Pour moi cette fonctionnalité va nous aider à gagner du temps sur l'utilisation journalière d'Outlook et vous vous en pensez quoi ?
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VII - Actions Rapides

Nouvelle fonctionnalité dans la version 2010, celle-ci devrait plaire à beaucoup d'utilisateurs d'Outlook. Le Ruban Accueil suit une logique commune à tous les Rubans d'Outlook, la partie de gauche est consacrée à la création, la partie de droite à la recherche et la partie centrale permet de réaliser les fonctions dédiées au formulaire ouvert (message, calendrier, etc.), en particulier au centre ou la nouvelle fonctionnalité "Actions rapides" est disponible.
Cette fonctionnalité permet de mettre à disposition les fonctions que vous utilisez le plus souvent. Vous pouvez déplacer, répondre à un groupe, envoyer un modèle de message, un message à une liste régulière, etc.
Cette fonctionnalité va permettre aux personnes ne connaissant pas le VBA de réaliser des raccourcis pour la tâche réalisée tous les jours. Les personnes connaissant le VBA se créeront une procédure pour réaliser les tâches répétitives.

Si votre fenêtre est trop petite la zone Actions est représentée par un éclair.

Plusieurs fonctions sont déjà disponibles depuis la liste :

- Déplacer vers : ? : permet de déplacer le message vers un dossier spécifique.

- Au responsable : permet de transférer le message vers un contact, adresse ou liste de distribution. Ne vous inquietez pas ce nom peut être changé.

- Message d'équipe : permet d'envoyer un nouveau message vers un contact, adresse ou liste de distribution.

- Terminé : permet de mettre la marque terminée.

- Répondre & Supprimer : permet de répondre au destinataire du message et de l'effacer ensuite.

- Créer : permet de créer sa propre fonction rapide.

Deux autres éléments sont situés en bas de la liste permettant la gestion des fonctions rapides.

- Nouvelle Action rapide : permet de créer sa propre fonction rapide

- Gérer les Actions Rapides : permet d'ouvrir le gestionnaire des fonctions rapides.

Cette même liste est disponible dans le menu contextuel en réalisant un clic droit dans la fenêtre de visualisation des messages.

VII-A - Création d'une nouvelle fonction

VII-A-1 - Déplacer vers : ?

Cette fonction permet de déplacer la sélection (1 ou plusieurs messages) dans un dossier prédéfini.

Dans la fenêtre, vous devez dans un premier temps donner un nom à cette fonction, vous avez ensuite le choix de déplacement ou non vers un dossier défini, ainsi que de définir le message en tant que Lu. Si vous décochez la case correspondante "Déplacement vers dossier" Outlook ne vous demandera pas de choisir un dossier, cette fonction exécutera le reste.

Le bouton Options permet d'ouvrir la fenêtre de création de Fonctions. Nous détaillerons cette fenêtre plus loin dans cette page.

VII-A-2 - Répondre avec une réunion

Cette fonction utilise le transfert du message sélectionné, mais en tant que demande de réunion. Il est possible de paramétrer par défaut le ou les destinataire(s), le sujet, le lieu de la réunion, l'importance de la demande et le texte du corps de message.

VII-A-3 - Transférer

Cette fonction transfère le message sélectionné en tant que message vers un ou plusieurs destinataire(s) prédéfini(s). Il également possible de renseigner le ou les destinataire(s), le sujet, l'importance du message et le texte du corps de message.

VII-A-4 - Au responsable

Cette fonction est identique à la précédente, elle permet de transférer le message sélectionné vers un contact, liste de distribution, de mettre des destinataires en copie ou copie cachée.

VII-A-5 - Message d'équipe

Cette fonction permet de créer un nouveau message prédéfini, ayant comme paramètres possibles les destinataires (contact, adresse seule, liste de distribution, destinataires en copie ou copie cachée), le sujet, l'assignation d'un tag pour le suivi, l'importance, le corps du message.

VII-A-6 - Terminé

Cette fonction permet de définir une tâche comme réalisée.

VII-A-7 - Répondre et Supprimer

Cette fonction permet de répondre à un message et de l'effacer après envoi. Nous détaillerons plus loin dans cette page mais cette fonction est un regroupement de plusieurs actions.

VII-A-8 - Nouvelle action

Cette fonction permet de créer des fonctions rapides à votre image.

La première partie permet de sélectionner l'icône de la fonction ainsi que le nom. Pour choisir la nouvelle icône cliquer sur le bouton.

La ligne suivante permet de sélectionner l'action voulue

Liste des actions

- Classement : réalise des actions de déplacement, copie, suppression vers la corbeille ou suppression définitive.

- Modifier l'état : marquage du message en tant que lu ou non, ou définir l'importance du message.

- Catégorie, tâches et indicateurs : permet de catégoriser les messages, assigner un suivi ou de créer une tâche depuis le message.

- Répondre : permet de définir la réponse au message sélectionné.

- Rendez-vous : permet de transférer le message en tant qu'élément de calendrier.

- Conversations : permet de réaliser des actions sur les messages d'une même conversation.

Il est possible d'associer plusieurs actions dans une même fonction.

La partie inférieure de la fenêtre permet de définir les options comme touches de raccourci, ou bien message le message lors du survol de la souris sur la fonction.

VII-B - Gestion des fonctions rapides

Gérer les actions rapides : permet de gérer les fonctions rapides, vous pouvez définir l'ordre d'affichage, en créer des nouvelles, en dupliquer, effacer, modifier et revenir aux fonctions d'origines par défaut.

VIII - Nettoyer une discussion

Une nouveauté dans la version 14 d'Outlook est la possibilité de nettoyer un regroupement de messages. Outlook permet de regrouper par conversation, on appelle conversation une suite d'échanges et de réponses d'un même message. Le soucis de ce genre de conversation est la multitude de messages dont le dernier reprend généralement l'historique des premiers. Outlook permet de nettoyer ces messages en ne gardant que le dernier et en s'assurant que celui-ci contienne l'ensemble des échanges. L'option de nettoyage permet de garder et trier les messages avec pièces jointes, suivis ou catégories.
L'image suivante montre une conversation de 4 messages sur 2 destinataires.

Détail de la conversation, on peut voir que la conversation regroupe 1 message envoyé et 2 reçus.

Maintenant nous visualisons cette conversation nettoyée, on distingue qu'Outlook n'a gardé que le dernier message car celui-ci regroupe l'ensemble des 3 messages de la conversation. Les messages ont été déplacés dans la corbeille, il est toujours possible des les replacer si nécessaires.

Nous venons de réaliser un nettoyage sur une conversation mais cette fonction peut s'étendre sur le dossier.
Cette fonction est entièrement paramétrable, au lieu d'envoyer les messages nettoyés dans la corbeille il est possible de les déplacer dans un dossier en spécifique.

IX - Conclusion

Je vous ai présenté quelques images et nouveautés de la nouvelle mouture de la Suite Office. Toutes les captures écrans ont été réalisées avec le Technical Preview, mis à disposition par Microsoft.
Mon premier ressenti est que cette fois Microsoft n'a pas lésiné par rapport à la précédente version d'Outlook.
Le Mot d'ordre sur cette version est l'accessibilité aux données, la simplification d'affichage et de recherche.
La mise en matière et les tests se sont réalisés facilement car les fonctionnalités sont très accessibles. Les nouveautés ne sont pas superflues et vont bien rendre l'utilisation simple et pratique.
J'ai vraiment apprécié cet essai et remercie Microsoft pour la mise à disposition de cette version.

X - Remerciements

Merci à Philippe JOCHMANS, jacques_jean et Tofalu pour leurs temps consacré à la lecture et correction.
Nono40 pour son excellent outil.
A www.developpez.com pour leur hébergement.

XI - Bonus

J'ai réalisé ces essais avec le Technical Preview pour la partie Office et Windows 7 Edition Intégrale pour l'OS.
Maintenant je vais vous présenter quelques images d'Outlook 2010 dans Windows 7

Voici la représentation d'Outlook démarré dans la barre des tâches de Windows 7:

En réalisant un clic droit sur l'icône Outlook de la barre de tâches, une nouvelle fenêtre s'ouvre vous proposant un raccourci vers la création d'un nouvel élément ou l'affichage d'Outlook directement dans un module sélectionné.

La fonction similaire est disponible dans le menu démarrer de Windows :

L'ouverture de plusieurs fenêtres du même logiciel n'affiche plus X fenêtres dans la barre des tâches mais sont regroupées sous le même icône, en plaçant le curseur sur le regroupement une liste permet de sélectionner la fenêtre à afficher.

Lors de la réception d'un nouveau message une enveloppe vient agrémenter le logo d'Outlook.