Comment utiliser une application en mode multi-utilisateurs

Date de publication : 01/02/2007

Par Morgan BILLY (Espace Perso de Dolphy35)

Nous allons dans ce tutoriel parler de l'utilisation des bases Access en mode multiutilisateurs, ce principe est appelé frontale/dorsale.

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I. Introduction
II. Principe des bases frontales/dorsales
III. Scinder une base
IV. Lier les tables manuellement
V. Ajout d'une table dans la base Frontale
VI. Tables non liées de la frontale
VII. Lier les Tables en VBA
VII-A. Fonction permettant de mettre à jour les liaisons
VIII. Ouverture de la base Frontale avec test des liaisons
IX. Allez plus loin - Mise en Maintenance
IX-A. Cacher une Table.
IX-A-1. Comment enlever l'attribut Masqué d'une table ?
IX-B. Mode Maintenance de la base
IX-C. Création d'une base pour Administrer les bases Frontales/Dorsales
IX-C-1. Lister les personnes connectées à la base principale
IX-C-2. Formulaire de consultation des personnes connectées
IX-C-3. Envoi d'un message aux personnes connectées
X. Conclusion
XI. Remerciements

I. Introduction

Nous allons utiliser dans ce tutoriel une base exemple disponible avec Access => Les Comptoirs.
Cette base est disponible depuis Access dans l'arborescence de l'aide :

Egalement disponible sur ce chemin => C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICExx\SAMPLES.

Pour Access97 il faut aller chercher dans le répertoire d'installation Office\Samples

II. Principe des bases frontales/dorsales

C'est le principe du Client / Serveur, d'un côté les données et de l'autre l'interface utilisateurs ou IHM.

Base Dorsale : Base ne contenant que les tables. Généralement la base Dorsale est placée sur un Serveur connecté à un réseau.

Base Frontale : Base contenant tous les Formulaires, les Requêtes, les Etats et les Macros. Cette base est placée sur les postes utilisateurs, elle aussi connectée au même réseau.

III. Scinder une base

Access possède un outil très ludique permettant de scinder une base.

Pour utiliser l'assistant il faut sélectionner Fractionner une base de données du menu outils

Une fenêtre s'ouvre vous expliquant ce que va faire Access, c'est à dire déplacer les tables vers une base principale et les lier vers la base Frontale qui sera votre base actuelle. Sélectionnez Fractionner la base de données.

Une fenêtre d'exploration s'ouvre vous demandant de renseigner le chemin où sera créée la base principale.

Après avoir cliqué sur Fractionner, l'assistant effectue la création de la base principale et lie les tables, un message vous signale la bonne réalisation du travail de l'assistant.

Dans la fenêtre de base de données nous pouvons voir ceci maintenant :

La liaison au niveau des tables est représentée par une flèche située devant la table, ceci veut dire que cette table est liée à une autre base de donnée.

La base dorsale ne contient que les tables partagées. Les tables temporaires doivent être situées sur la base frontale pour éviter tout conflit et garantir la version des données enregistrées temporairement.

IV. Lier les tables manuellement

Nous venons de scinder une base Access sur le principe de frontale/dorsale, ceci présente un gros défaut : sa portabilité. Si pour une raison quelconque vous avez besoin de déplacer une ou les bases, toutes les liaisons ne seront plus conformes. Access possède une fonction permettant de redéfinir les liaisons manuellement.

Le gestionnaire de tables liées (ou gestionnaire d'attaches) permet de changer le chemin de la liaison entre la Frontale et la Dorsale.

Gestionnaire de tables liées (ou Gestionnaire d'attaches)

Fenêtre du gestionnaire d'attaches

Le gestionnaire est relativement simple d'utilisation, il suffit de sélectionner les tables à mettre à jour puis de cliquer sur le bouton Ok.

Fenêtre du gestionnaire d'attaches

Un message confirme si la mise à jour s'est bien effectué.

Mise à jour des liaisons Ok

Si Access ne trouve pas la base Dorsale car elle a été déplacée, une fenêtre d'exploration permettant de renseigner le nouveau chemin s'ouvre. Elle permet de sélectionner la base Dorsale et sur validation d'effectuer la mise à jour des liaisons entre la Dorsale et la Frontale.

Renseignement du nouveau chemin de la Dorsale.

La case à cocher "Toujours demander un nouvel emplacement" permet lors de la validation sur "Ok" de toujours ouvrir la fenêtre d'exploration pour renseigner le chemin de la base Dorsale.

Sélection nouvel emplacement.

Renseignement du nouveau chemin de la Dorsale.

V. Ajout d'une table dans la base Frontale

Nous allons maintenant ajouter une nouvelle liaison à la base frontale. Pour notre exemple nous allons effacer la table Messagers de la base frontale et la recréer. En faisant cela nous venons juste d'effacer la liaison entre les deux bases. Pour recréer cette liaison nous allons ouvrir la fenêtre d'attaches des tables.

Sélectionnez Lier les tables du menu Fichier

Une fenêtre d'exploration s'ouvre vous demandant de sélectionner la base où se situe la table à lier

Après avoir sélectionné la base où se situe la table et cliqué sur Attacher, la fenêtre d'attache s'ouvre il nous reste plus qu'à sélectionner la table Messagers et cliquer sur OK

VI. Tables non liées de la frontale

Il se peut que vous ayez besoin de créer une table temporaire, comme expliqué plus haut ces tables ne doivent pas être liées mais intégrée à la base Frontale.

Nous allons maintenant créer une table. Cette table permettra de stocker toutes les tables liées de la base frontale. Nous utiliserons cette table dans le prochain chapitre.

Créer une nouvelle table que l'on appellera tblTablesAttachees, celle-ci ne comportera qu'un champ :

Nom	Type
TableAttachees	Texte

VII. Lier les Tables en VBA

VII-A. Fonction permettant de mettre à jour les liaisons

Nous allons aborder dans ce chapitre la liaison des tables par VBA. Nous parlerons des objets DAO (Data Access Objects), un excellent tutoriel parle de DAO

Définition et manipulation de données avec DAO écrit par Tofalu.

Pour ce code il est nécessaire de cocher la référence Microsoft DAO 3.x Object Library.

Dans un premier temps nous allons créer un code permettant de connaître les tables qui sont liées, nous allons ensuite ajouter chaque table liée dans la table tblTablesAttachees.
Pour cela nous utiliserons un attribut de l'objet TableDefs => dbAttachedTable
D'autres attributs sont disponibles au paragraphe

4.3.2.1 du tutoriel DAO de Tofalu.

Déclarations des variables :


    'Déclaration des variables
    Dim dbBase As DAO.Database
    Dim tbdTables As DAO.TableDef
    Dim rst As DAO.Recordset

Instance des variables, dbBase correspond à la base en cours et rst ouvre la table tblTablesAttachees dans un Recordset :


    'Instancie la base courrante
    Set dbBase = CurrentDb
    'charge la table dans le Recordset rst
    Set rst = dbBase.OpenRecordset("tblTablesAttachees", dbOpenDynaset)

Nous allons également inhiber les messages d'alertes :


    'Inhibe les messages d'alertes
    DoCmd.SetWarnings False

Il faut vider la table tblTablesAttachees pour que l'on puisse la re-remplir avec les tables liées :


    'Vide la Tables contenant la liste des tables attachées
    DoCmd.RunSQL "DELETE * FROM tblTablesAttachees"

Maintenant il faut écrire la boucle qui permet de parcourir toutes les tables de la base Frontale et d'ajouter seulement les tables liées dans tblTablesAttachees. Pour cela nous testons l'attribut de la table qui permet de dire si celle-ci est liée ou non => dbAttachedTable.
Pourquoi cette table ? C'est très simple, au lieu de lier toutes les tables, nous ne lierons que celles qui l'étaient.


    'Boucle Parcourant toutes les tables de la Bdd en cours
    For Each tbdTables In dbBase.TableDefs
        
        'Teste l'attribut de la table pour savoir si c'est une table liée
        If tbdTables.Attributes And dbAttachedTable Then
            rst.AddNew                              'Ajoute un enregistrements
            rst!TablesAttachees = tbdTables.Name    'Ajoute la table dans le Champs
            rst.Update                              'Mise à jour
        End If
       
    Next tbdTables

La table étant remplie il faut mettre à jour le Recordset. Ensuite il faut effectuer un test pour placer le pointeur d'enregistrement sur le premier enregistrement :


    'Mise à jour du Recordset après ajout des tables
    rst.Requery
    
    'Teste la position du pointeur si il ne se situe pas en début de table
    If Not rst.BOF Then
        rst.MoveFirst   'déplacement du pointeur sur le premier enregistrement
    End If

Maintenant mettons à jour les liaisons des tables contenues dans la tables tblTablesAttachees, pour cela on réalise une boucle qui tourne tant que nous sommes pas arrivé au dernier enregistrement. Nous définissons l'objet TableDefs en fonction de la table stockée dans tblTablesAttachees. En utilisant la propriétés Connect nous redéfinissons le nouveau chemin de la liaison. La propriété RefreshLink permet de mettre à jour la liaison. On efface l'enregistrement en cours dans la table tblTablesAttachees ceci pour avoir une traçabilité, prenons le cas où la procédure rencontre un problème l'administrateur de la base pourra connaître les tables qui n'ont pas été liées.


    'Boucle parcours de la table tant que l'on arrive pas sur le dernier.
    While Not rst.EOF
        
        'Définition de l'objet TableDefs avec table stockées dans TablesAttachees
        With dbBase.TableDefs(rst!TablesAttachees.Value)
            'Redéfini la propriété connect de la table avec la nouvelle base
            .Connect = ";DATABASE=" & strChmFichier
            'Remet à jour la liaison de la table
            .RefreshLink
        End With
        'Efface l'enregistrement de la Table
        rst.Delete
        'Enregistrement suivant
        rst.MoveNext
        
    Wend

Ensuite nous libérons les variables. On réactive les messages d'alertes. On affiche un message comme quoi tout c'est bien déroulé et on renvoi la fonction avec True.


    'Liberation des variables
    dbBase.Close
    Set dbBase = Nothing
    Set rst = Nothing
    
    'Re-active les messages d'alertes
    DoCmd.SetWarnings True

    'Affiche Message
    MsgBox ("mise à jour terminée")
    
    'Renvoi la fonction à true
    LierTables = True

Voici la fonction complète ayant comme paramètre le chemin de la nouvelle base principale et qui renvoie une valeur de type Boolean.


Function LierTables(strChmFichier As String) As Boolean
'---------------------------------------------------------------------------------------
' Procédure      : Function ==> LierTables
' Auteur         : Dolphy           http://dolphy35.developpez.com/
' Commentaires   : Permet de remettre les liaisons en fonction du chemin sélectionné
' Lien vers Faq  : néant
'---------------------------------------------------------------------------------------
'
    'Déclaration des variables
    Dim dbBase As DAO.Database
    Dim tbdTables As DAO.TableDef
    Dim rst As DAO.Recordset
    
    'Initialise le retour de la Fonction
    LierTables = False
    
    'Instancie la base courrante
    Set dbBase = CurrentDb
    'charge la table dans le Recordset rst
    Set rst = dbBase.OpenRecordset("tblTablesAttachees", dbOpenDynaset)

    'Inhibe les messages d'alertes
    DoCmd.SetWarnings False
    
    'Vide la Tables contenant la liste des tables attachées
    DoCmd.RunSQL "DELETE * FROM tblTablesAttachees"
    
    'Boucle Parcourant toutes les tables de la Bdd en cours
    For Each tbdTables In dbBase.TableDefs
        
        'Teste l'attribut de la table pour savoir si c'est une table liée
        If tbdTables.Attributes And dbAttachedTable Then
            rst.AddNew                              'Ajoute un enregistrements
            rst!TablesAttachees = tbdTables.Name    'Ajoute la table dans le Champs
            rst.Update                              'Mise à jour
        End If
       
    Next tbdTables
    
    'Mise à jour du Recordset après ajout des tables
    rst.Requery
    
    'Test la position du pointeur si il ne se situe pas en début de table
    If Not rst.BOF Then
        rst.MoveFirst   'déplacement du pointeur sur le premier enregistrement
    End If

    'Boucle parcours de la table tant que l'on arrive pas sur le dernier.
    While Not rst.EOF
        
        'Définition de l'objet TableDefs avec table stockées dans TablesAttachees
        With dbBase.TableDefs(rst!TablesAttachees.Value)
            'Redéfini la propriété connect de la table avec la nouvelle base
            .Connect = ";DATABASE=" & strChmFichier
            'Remet à jour la liaison de la table
            .RefreshLink
        End With
        'Efface l'enregistrement de la Table
        rst.Delete
        'Enregistrement suivant
        rst.MoveNext
        
    Wend
    
    'Liberation des variables
    dbBase.Close
    Set dbBase = Nothing
    Set rst = Nothing
    
    'Re-active les messages d'alertes
    DoCmd.SetWarnings True

    'Affiche Message
    MsgBox ("mise à jour terminée")
    
    'Renvoi la fonction à true
    LierTables = True
    
End Function

VIII. Ouverture de la base Frontale avec test des liaisons

Pour ce paragraphe il nous faut créer une nouvelle table que nous appellerons tblAdmin :

Nom	Type
VerrouAdmin	OUI/NON

Maintenant il nous faut tester les liaisons des table à l'ouverture de la base frontale, pour cela nous utiliserons le formulaire de démarrage de la base Comptoir : Démarrage qui est sur le principe du Splash-Screen, pour plus d'info je renvoie vers le tutoriel de loufab

Le Splash-Screen ou comment donner une touche professionnelle à vos applications.. Dans un premier temps nous allons enlever les appels de fonctions sur l'ouverture et fermeture du formulaire. Pour cela ouvrez le Formulaire en mode création, pointez en dehors de la zone détail et effectuez un clic droit puis sélectionnez Propriétés.

Dans l'onglet Evénements, effacez les appels des lignes Sur ouverture et Sur fermeture.

Cliquez sur les trois points situés au bout du champ

pour mettre le code qui sera exécuté à l'ouverture du Formulaire.

Nous allons maintenant supprimer le bouton ok et la case à cocher.

Maintenant parlons code :
Nous initialiserons le Timer à l'ouverture du Formulaire :


Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)

	'Init du timer, base de temps en milisecondes
    Me.TimerInterval = 2000
    
End Sub

Une fois le Timer écoulé nous effectuerons un test sur le champ VerrouAdmin de la table tblAdmin, si le test s'est bien déroulé nous fermerons le formulaire ouvert et ouvrirons le form Menu général, dans le cas inverse Access lève une erreur que nous intercepterons :


On Error GoTo saut

'Déclaration variable
Dim strTemp As String
Dim strChemin As String

    'arrêt d timer
    Me.TimerInterval = 0
    
    If DLookup("VerrouAdmin", "tblAdmin") = False Then
    
        DoCmd.Close
        DoCmd.OpenForm ("Menu général")
        Exit Sub
    
    End If

Sur erreur le code se dirigera vers l'étiquette Err_Form_timer, nous utilisons l'instruction Select Case sur l'objet Err, ceci nous permettra d'intercepter l'erreur et d'écrire le code pour mettre à jour les tables.

N°Erreur	Description
3024	Access n'a pas trouvé la base principale
3044	Le chemin n'est pas valide
3043	Access n'arrive pas à se connecter au réseau
3049	La base principale est corrompue
3078	Table non trouvée dans la base principale

Nous nous servirons du code la Faq => faq

Afficher la boîte de dialogue ouvrir afin de récupérer le nom et le chemin du fichier sélectionné, pour afficher la fenêtre d'exploration permettant de selectionner la base principale et d'en récupérer son chemin pour mettre les liaisons à jour. Pour cela ouvrez un nouveau module et copier le code la Faq dedans.

Dans un premier temps nous allons demander à l'utilisateur si il veut mettre à jour les tables, si il répond Oui on demandera de sélectionner le chemin de la base principale.
Ce qui nous donne ce code complet à mettre dans l'événement Sur minuterie du Formulaire Démarrage.


Private Sub Form_Timer()
'---------------------------------------------------------------------------------------
' Procédure      : Sub  ==> Form_Timer
' Auteur         : Dolphy           http://dolphy35.developpez.com/
' Commentaires   : Permet de contrôler et de proposer les mise à jour des tables
' Lien vers Faq  : néant
'---------------------------------------------------------------------------------------
'
On Error GoTo Err_Form_timer

'Déclaration variable
Dim strTemp As String
Dim strChemin As String

    'arrêt d timer
    Me.TimerInterval = 0
    
    If DLookup("VerrouAdmin", "tblAdmin") = False Then
    
        DoCmd.Close
        DoCmd.OpenForm ("Menu général")
        Exit Sub
    
    End If
    
Err_Form_timer:

    Select Case Err.Number
    
        Case 3024, 3044  'Erreur lévée si Access ne trouve pas la base Principale ou le chemin n'est pas valide
        
            If MsgBox("La connexion à la base principale à échouée, " & vbCrLf & _
            "voulez-vous redéfinir les liaisons ?", vbYesNo + vbExclamation, "") = vbYes Then
    
annul:
                'Ouverture de la fenêtre Windows et stockage du chemin dans la variable
                strChemin = OuvrirUnFichier(Me.hWnd, "Parcourir", 1, "Fichiers Access", "mdb")
            
                'Test si présence de caractères dans la variable au cas où l'utilisateur annule
                If Len(strChemin) <> 0 Then
                    
                    'Appel Fonction de Liaison table avce le chemin en paramètre et test retour de la fonction
                    If LierTables(strChemin) = True Then
                        
                        DoCmd.Close
                        'Code si la fonction c'est réalisée sans encombre
                        DoCmd.OpenForm ("Menu général")
            
                    Else
                        
                        'Message si la fonction n'a pas renvoyer le True
                        MsgBox "Mise à jour des Tables non éffectuées, " & vbCrLf & _
                        "veuillez contacter l'administrateur de la base.", vbCritical, "Liaisons des tables"
                        'Fermeture de l'application
                        DoCmd.Quit
            
                    End If
            
                Else
                    
                    'Message si l'utilisateur à annuler la sélection du chemin
                    If MsgBox("Annulation par utilisateur." & vbCrLf & _
                    "Voulez-vous fermer l'application ?", vbYesNo + vbInformation, "Liaisons des tables") = vbYes Then
                        'Fermeture de l'application
                        DoCmd.Quit
                    
                    Else
                        'retour début proécédure d'appel des fonctions
                        GoTo annul
                        
                    End If
                    
                   
                End If

            Else
                'Fermeture de l'application
                DoCmd.Quit
            
            End If
        
        Case 3043   'Erreur levée si Access n'arrive ps à se connecter au réseau
        
            MsgBox "Il est impossible de se connecter au réseau," & vbCrLf & _
            "veuillez contacter votre administrateur réseau.", vbCritical, "Erreur réseau"
            
        Case 3049, 3428  'Base Principale corrompue
        
            MsgBox "La base principale est endommagée," & vbCrLf & _
            "veuillez contacter l'administrateur de cette base.", vbCritical, "Base Principale endommagée"
            
        Case Else
        
            MsgBox "Erreur N°" & Err.Number & vbCrLf & Err.Description
            
    End Select
End Sub

IX. Allez plus loin - Mise en Maintenance

IX-A. Cacher une Table.

Access permet de définir si la table peut être visible ou non dans la fenêtre Access.
Pour cela effectuer un clic droit sur la table tblAdmin, puis sélectionnez Propriétés, dans la fenêtre cocher la case Attributs : Masqué :

Vous pouvez remarquer que la table n'apparaît plus dans la fenêtre de la base de données, ceci ne veux pas dire qu'elle a disparue elle juste devenue masquée.

Réalisez cette manipulation pour les tables tblAdmin et tblTablesAttachees.

IX-A-1. Comment enlever l'attribut Masqué d'une table ?

Très simple, il suffit de sélectionner dans le menu Outils -> Options -> onglet Affichage -> cochez Objets masqués.

La table masquée réapparaît sous un icône légérement masqué afin de vous signaler que c'est une table masquée.

IX-B. Mode Maintenance de la base

Nous avons créé précédemment la table tblAdmin, nous allons nous en servir pour bloquer ou non une nouvelle connexion. Ceci peut-être intéressant pour l'administrateur de la base pour éviter les connexions.

Nous allons juste modifier le code ci-dessus en ajoutant un Else dans le If de test avec DLookup :


    If DLookup("VerrouAdmin", "tblAdmin") = False Then
    
        DoCmd.Close
        DoCmd.OpenForm ("Menu général")
        Exit Sub
    
    Else
    
        MsgBox "La base de Données est actuellement en mode Maintenance.", vbInformation, "Maintenance de la base"
        DoCmd.Quit
        
    End If

IX-C. Création d'une base pour Administrer les bases Frontales/Dorsales

Créez une base de donnée Access que nous appelerons Administrateur.mdb. Cette base permettera de connaître les personnes connectées à la base principale et de leur envoyer un message pour se déconnecter. Nous vérrouillerons les connexions avec la table tblAdmin.

Dans la nouvelle base créer une nouvelle table que l'on nommera tblConnectes, ayant pour contenu un seul champ connectes :

Nom	Type
connectes	Texte

Créez ensuite un nouveau formulaire que l'on nommera frmConnectes, ce formulaire contient :

Type de Contrôle	Nom du Contrôle
Zone de texte	txtChemin
Zone de liste	lstConnectes
Case à cocher	chScan
Bouton de commande	cmdMAJConnectes
Bouton de commande	cmdMessage

La zone de liste lstConnectes a pour contenu tblConnectes.

IX-C-1. Lister les personnes connectées à la base principale

A partir de la version 97, Access crée en même temps que l'ouverture de la base un fichier ldb, ce fichier regroupe les utilisateurs connectés à la base. Nous allons utiliser le code de la Faq faq

Afficher la liste des connectés à une BDD de Morsi que nous modifirons légérement.

Définition du type :


Private Type Un_Connecte
 ' --nom PC
PC(1 To 32) As Byte
 ' --nom utilisateur
User(1 To 32) As Byte
End Type

Gestion des erreurs et déclarations des variables :


On Error GoTo Err_Pc_Connect

'Déclarations des variables
Dim intLDB As Integer, I As Integer
Dim strChemin As String
Dim Nom_PC As String
Dim utilisateur As Un_Connecte
Dim DB As Database
Dim strTemp As String

On inhibe les messages d'alertes puis on efface l'ensemble des données de la table


    'Inhibe les messages d'erreurs
    DoCmd.SetWarnings False
    
    'Vide la Tables contenant la liste des pc connectés
    DoCmd.RunSQL "DELETE * FROM tblConnectes"

Dans un premier temps nous changeons l'extension dans le chemin renseigné de mdb on passe à ldb, ensuite Freefile permet d'attribuer un numéro de fichier. On ouvre le fichier ldb.


   'Change l'extension du chemin par ldb au lieu de mdb
    strChemin = Left(strBdd, InStr(1, strBdd, ".")) + "LDB"
    
    'Designe le numéro pour le fichier
    intLDB = FreeFile
            
    'Ouvre le fichier ldb
    Open strChemin For Binary Access Read Shared As intLDB

Parcours du fichier ldb et insertion des des utilisateurs connectés dans la table tblConnectes


'Boucle permettant de lire l'ensemble du fichier ldb
    Do While Not EOF(intLDB)
            
    'Chaque enregistrement lu est placé dans la variable utilisateur pour y